Pernahkah Anda mendapatkan e-mail yang punya tambahan di akhir e-mail seperti ini:
- "teruskan e-mail ini kepada 10 orang lain atau kamu akan mengalami nasib buruk"
- "jika kamu peduli, sebarkan kepada 7 orang lain"
Atau bagaimana jika Anda menerima e-mail yang SEMUA HURUFNYA ADALAH HURUF BESAR :p Tentu akan tidak enak untuk dibaca bukan? Atau bagaimana jika alamat e-mail Anda dipenuhi oleh e-mail tidak jelas yang isinya promosi, iklan, e-mail yang sama secara berulang-ulang, atau berita tidak jelas yang Anda sendiri tidak tahu asalnya dari mana. Oleh karena itu, di dalam dunia internet juga diperlukan sekumpulan aturan-aturan yang disepakati bersama agar semua pengguna internet juga bisa merasa nyaman untuk menggunakan internet. Kalau dalam dunia nyata kita mengenal yang namanya etika, di dalam internet dikenal juga yang namanya "network etiquette" atau disingkat netiquette. Netiquette ini bukanlah merupakan suatu hal yang baru, istilah ini sudah lahir sejak tahun 1988, yaitu sekitar 20 tahun yang lalu. Aturan ini bukan hanya sekedar aturan lisan, tapi secara jelas dan lengkap dirumuskan dalam IETF RFC 1855. IETF merupakan singkatan dari Internet Engineering Task Force, yaitu merupakan sebuah lembaga yang mengembangkan dan membuat aturan/standard di internet.
Lalu apa saja isi dari netiquette ini? Banyak hal! Mari coba kita lihat beberapa hal yang saya rasa cukup penting untuk diketahui bersama. Secara umum, netiquette dibagi menjadi dua bagian besar, yaitu one-to-one communication (misalnya satu orang berbicara dengan hanya satu orang) dan one-to-many communication (misalnya satu orang yang sedang memberikan pengumuman). Contoh one-to-one communication di internet adalah penggunaan e-mail, dan contoh one-to-many communication di internet misalnya adalah mailing list/milist. Beberapa aturan sederhana yang bisa kita terapkan saat mengirimkan e-mail antara lain sebagai berikut:
1. Jika Anda meneruskan (forward) atau mengirimkan ulang (re-posting) sebuah pesan yang Anda terima, jangan mengubah kata-kata yang terdapat di dalamnya. Namun Anda dapat memperpendek pesan tersebut atau hanya mengutip bagian-bagian dari pesan tersebut yang Anda rasa penting/relevan.
2. Jangan mengirimkan surat berantai (yang tidak jelas informasinya) melalui e-mail.
3. Periksalah judul/subject e-mail sebelum membalas sebuah pesan. Gunakan judul e-mail yang melambangkan keseluruhan isi dari e-mail.
4. Jika mungkin, tambahkan informasi identitas Anda di akhir pesan yang Anda kirim, jadi orang yang dimaksud dapat mengetahui siapa Anda. Pastikan identitas Anda tidak lebih dari 4 baris.
5. Gunakan huruf besar dan huruf kecil dalam menulis sebuah pesan, penggunaan HURUF BESAR dapat melambangkan bahwa Anda sedang berteriak.
6. Jangan mengirimkan informasi rahasia dan penting melalui e-mail biasa. Gunakan enkripsi (menggunakan password) jika dirasa perlu.
7. Seperti saat berbicara dengan orang lain, perhatikan penggunaan kata-kata dalam menulis pesan, jangan sampai pesan yang kita tulis menimbulkan reaksi negatif dari orang yang dituju.
Untuk mengirimkan pesan dalam mailing-list/milist yang kita ikuti, beberapa netiquette yang bisa kita ikuti adalah sebagai berikut:
1. Sebelum mengirimkan pesan ke mailing list, sebaiknya Anda mengikuti pembahasan mailing list tersebut untuk mengerti aturan yang berlaku pada mailing list tersebut.
2. Hati-hati dalam menulis pesan, pesan yang Anda kirim dapat dibaca oleh banyak orang. Jika ingin menanggapi pesan/e-mail seseorang secara pribadi, sebaiknya Anda mengirim pesan melalui jalur pribadi (japri) dengan langsung menuju alamat e-mail pribadinya, jangan melalui mailing list.
3. Jangan mengirimkan pesan yang jauh keluar dari topik pembahasan mailing list yang sedang berlangsung.
4. Perhatikan judul e-mail yang dikirimkan, harus menggambarkan isi e-mail.
5. Usahakan isi e-mail singkat, padat, dan jelas.
6. Jika bisa, jangan lupa untuk mencantumkan identitas Anda di akhir e-mail.
7. Perhatikan lampiran (attachment) yang dikirimkan melalui mailing list, jika hanya untuk orang tertentu sebaiknya kirimkan saja alamat/URL untuk mengunduhnya (men-download) atau kirimkan langsung ke alamat e-mail orang yang bersangkutan.
8. Terapkan netiquette untuk mengirim e-mail secara pribadi (one-to-one) juga pada pengiriman e-mail melalui mailing-list.
Kira-kira seperti itulah beberapa tips singkat untuk mengirimkan e-mail dengan baik dan sopan. Semoga artikel ini bisa berguna bagi kita semua :) Jika masih ada hal-hal yang membingungkan, silahkan tanyakan kepada saya, dengan senang hati akan saya coba untuk jelaskan. Terima kasih.
No comments:
Post a Comment